Inkoop- en aanbestedingsbeleid

1. Gemeentelijke doelstellingen

Met dit inkoopbeleid werken we mee aan de invulling van de ambities van college en raad. Daarvoor hebben we de volgende doelstellingen:

Rechtmatig en doelmatig inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden besteed.

De gemeente leeft bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van haar inkoopbeleid na. Daarnaast koopt de gemeente efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten. De gemeente houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor ondernemers tot gemeentelijke opdrachten.

Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn.

Ons streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de opdrachtnemer en in wederzijds respect tussen de gemeente en de opdrachtnemer

Een continue positieve bijdrage leveren de prestaties van de gemeente.

Inkopen hebben een belangrijke invloed op het hele prestatieniveau van de gemeente. De concrete doelstellingen van inkopen zijn daarbij rechtstreeks afgeleid van de gemeentelijke doelstellingen.

Maatschappelijk verantwoord inkopen en daarmee bijdragen aan de maatschappelijke doelstellingen van de gemeente.

De gemeente heeft een grote rol bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken. De gemeente wil bij de inkopen als het kan een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan.

Waar in dit beleid wordt gesproken over inkopen, bedoelen wij: (rechts)handelingen van de gemeente gericht op de verwerving van werken, leveringen of diensten. En die een of meerdere facturen van een ondernemer tot gevolg hebben, met betrekking tot de bedoelde werken, leveringen of diensten.

2.1 Juridisch

• Bij alle inkopen zijn we gebonden aan de (Europese) Aanbe­stedingswet- en regelgeving. Uitzonderingen op (Europese) wet­- en regelgeving worden restrictief uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold.
• Bij alle inkopen geldt dat we ons houden aan de regels voor 'behoorlijk bestuur', zoals het gelijkheidsbeginsel (iedereen heeft gelijke rechten in gelijke gevallen), het motiveringsbeginsel (we leggen uit hoe we tot een beslissing zijn gekomen) en het vertrouwensbeginsel (we komen na wat we beloven).

2.2 Integriteit

• We vinden bestuurlijke en ambtelijke integriteit heel belangrijk. Dat betekent dat onze bestuurders en ambtenaren zich houden aan de vastgestelde regels voor het gedrag. Ze gaan zakelijk en objectief te werk. Zo voorkomen we belangenverstrengeling.
• We willen alleen zaken doen met integere ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van ondernemers is mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de 'Gedragsverklaring Aanbesteden'. De gemeente kan bij twijfel over de integriteit ook een onderzoek instellen op basis van de wet Bibob.

2.3 Maatschappelijk verantwoord inkopen

De gemeente Hardenberg:

• koopt maatschappelijk verantwoord in. Naast de prijs letten we bij inkopen ook op de invloed op mens en milieu.
• steunt de Sustainable Development Goals (SDGs) van de Verenigde Naties om van de wereld een betere plek te maken in 2030.
  
  In het bijzonder:
  • Doel 7: het zorgen voor duurzame energie
  • Doel 8: het bevorderen van fatsoenlijk werk en gelijk loon voor gelijk werk
  • Doel 11: het realiseren van duurzame steden en gemeenschappen
  • Doel 12: duurzame praktijken bij overheidsopdrachten
  • Doel 13: het terugdringen van klimaatverandering en de gevolgen daarvan
• wil mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt meer kans op een baan geven. Bij het geven van opdrachten vragen we ondernemers zo veel mogelijk om (groepen) mensen die moeilijk(er) een baan kunnen vinden te betrekken bij het uitvoeren van de opdracht. Bijvoorbeeld door SROI (Social Return On Investment) toe te passen bij aanbestedingen te gebruiken als dat kan.

De basis

De basis voor Maatschappelijk Verantwoord lnkopen wordt gelegd in de voorbereiding. In alle stappen van het inkoopproces denken we goed na over de keuzes die we maken.

Zo houden we een goede balans tussen de sociale, ecologische en economische criteria:

• We onderzoeken wat er in de verschillende productgroepen maatschappelijk gezien te winnen is.
• Bij de product- en marktanalyse zoeken we uit welke werken, leveringen of diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden.
• In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de minimumeisen of de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst kunnen duurzaamheidscriteria worden opgenomen.
• De gemeente moedigt aan om niet alleen naar de aankoopprijs te kijken, maar ook naar de economische levensduur.

Social return

Social Return betekent dat ondernemers niet alleen de standaard opdracht uitvoeren, maar ook iets terugdoen op maatschappelijk of sociaal gebied. De gemeente vindt het belangrijk dat haar inkopen ook op sociaal gebied iets opleveren voor de maatschappij.

Waar mogelijk passen we SROI toe bij aanbestedingen binnen de categorieën werken en diensten. Bijvoorbeeld:

• Zorgen dat mensen die moeilijk een baan kunnen vinden, beter mee kunnen doen.
• Het stimuleren van sociaal ondernemen.
• Het bereiken van andere doelen in het sociaal domein, zoals armoedebestrijding, onderwijs en zorg.

2.4 Innovatiegericht

De gemeente Hardenberg daagt de markt uit om met vernieuwende en unieke oplossingen te komen, waardoor publieke taken goedkoper, duurzamer, sneller of veiliger kunnen worden uitgevoerd.

2.5 MKB-vriendelijk

We houden de drempel voor het midden- en kleinbedrijf zo laag mogelijk. Dat doen we door passende, laagdrempelige eisen te stellen in aanbestedingen. En door grote opdrachten op te delen in kleinere stukken (percelen).

Hierdoor kunnen ook kleinere onder­nemingen inschrijven. Onder MKB-aanbieders scharen wij ook de kleine zorgaanbieders.

2.6 Lokale en regionale ondernemers

• Als dat volgens de geldende wet- en regelgeving mag, houden we zoveel mogelijk rekening met de lokale economie en lokale ondernemers. Bij onderhandse offerte-aanvragen nodigt de gemeente lokale ondernemers uit als dat kan.
• De gemeente Hardenberg vindt een goed contact met lokale ondernemers belangrijk. Zij zorgt ervoor minimaal eens per jaar een overleg te hebben met de lokale ondernemersverenigingen.

2.7 Bepalen van de inkoopprocedure

• De gemeente Hardenberg heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken (zelfvoorziening) of deze taken uit te besteden aan de markt.
• Bij deze afweging is onder meer het type werk, dienst of levering en de markt van belang.
• De gemeente hanteert afhankelijk van de bedragen, de volgende aanbestedingsprocedures (ze volgt hier de Gids Proportionaliteit). Als de gemeente hier van afwijkt onderbouwt ze waarom dit zo is.

* bedragen zijn exclusief BTW.

Enkelvoudig onderhandse procedure

De gemeente nodigt een ondernemer uit om een offerte in te dienen. Als het kan is dat een lokale of regionale ondernemer.

Meervoudig onderhandse procedure

De gemeente vraagt ten minste aan drie en ten hoogste aan vijf ondernemers een offerte. Bij het samenstellen van de lijst van ondernemers die voor een offerteaanvraag worden benaderd kan de gemeente twee lokale/regionale ondernemers selecteren. Indien relevant wordt een vooraankondiging van de voorgenomen opdracht bekend gemaakt op de website van de gemeente. Ondernemers kunnen via een digitaal formulier aangeven dat ze belangstelling hebben om mee te doen.

Europees aanbesteden

Boven de (Europese) drempelbedragen besteedt de gemeente Europees aan, behalve als dit in een bepaald geval niet nodig is volgens de geldende wet- en regelgeving

Afwijkingsbevoegdheid

Afwijken van dit inkoopbeleid kan en mag alleen als het concern management van de gemeente daar een goed gemotiveerd besluit over heeft genomen, en voor zover dat mag volgens de geldende wetten en regels.