Introductieprogramma voor leidinggevenden

Het is bijna zo ver... Je gaat aan de slag als leidinggevende bij de gemeente Hardenberg. Wij kijken uit naar je komst! We begrijpen dat er in het begin veel op je af komt. Daarom helpen we je graag op weg. Je volgt net als alle nieuwe collega's ons algemene introductieprogramma. Daarnaast hebben we een apart introductieprogramma voor leidinggevenden. 

We hebben een aantal zaken vast voor je geregeld. Zo staan er afspraken gepland met onze HR-collega's. Zij leggen je verschillende systemen en werkwijzen uit. Ook zorgen we dat je de juiste overleggen in je agenda hebt staan, zoals de MT-vergaderingen. 

Jouw agenda op orde vanaf dag 1

Vergaderingen horen bij jouw functie. Het is natuurlijk fijn als de vergaderingen vanaf dag 1 in jouw agenda staan. En dat er kennismakingsgesprekken met collega's gepland staan. De bedrijfsbureaus en/of het bestuurssecretariaat regelen dit voor je. Zij beheren jouw agenda. En ondersteunen je bij allerlei (administratieve) werkzaamheden.

Als leidinggevende heb je twee vaste contactpersonen in team HR: een HR-medewerker én
–adviseur. Bij hen kun je terecht met al je HR-vragen. We plannen een kennismakingsgesprek met hen in, zodat je daarna weet bij wie je met welke vragen terecht kan. In deze afspraak krijg je ook uitleg over het systeem Youforce. En de werkwijzen bij verzuim en werving & selectie. 

Lees meer over jouw kennismaking met de HR-medewerker en -adviseur.

Je hebt ook een vast contactpersoon in team Financiën, namelijk een Financieel consulent. Hij of zij ondersteunt je bij alles wat met jouw budgetten te maken heeft. Zoals loonsom en formatie. In deze kennismaking legt de Financieel consulent de werkwijze en verschillende systemen uit.

Deze collega legt je ook de Planning- & Controlcyclus uit. En wat jouw rol als leidinggevende in dat proces is. De afspraak wordt voor je ingepland. Als je (later) meer over de cyclus wil weten, dan kun je de e-learning ‘Planning- & Controlcyclus’ in de Hardenberg Academie volgen. 

Vanuit je functie heb je vaak een aantal vergaderingen die wekelijks of maandelijks terugkeren. Denk aan het managementteamoverleg (MT) en/of portefeuillehoudersoverleg (PFO). Ook heb je een vergaderreeks met je HR-medewerker en/of HR-adviseur. En er is een leidinggevendenoverleg. Daar bespreken we onderwerpen die de hele organisatie raken. Voor jou is dit ook een mooi moment om kennis te maken met de andere leidinggevenden. 

Tip: wil je graag apart kennismaken met een leidinggevende? Dan kun je dat natuurlijk altijd zelf (laten) inplannen. Op de ‘Wie is wie’-pagina op Intranet vind je de contactgegevens. 

Afspraak met HR-medewerker en -adviseur

Als leidinggevende heb je een belangrijke rol bij (het voorkomen van) verzuim. Dan is het fijn om te weten hoe de Wet verbetering poortwachter ook alweer werkt. En wat de rol van onze arbodienst precies is. We bespreken in ieder geval het volgende: 

  • Uitleg verzuimmanager (notities/documenten toevoegen, ziek-/betermelding etc.)
  • Stappen uit de Wet verbetering poortwachter. En welke acties je als leidinggevende te doen hebt
  • De rol en werkwijze van onze arbodienst, de stresscoach en arbeidsdeskundige

Soms vertrekken er medewerkers uit je team. Dan is het belangrijk om een nieuwe collega te vinden. We leggen je graag uit hoe ons werving & selectieproces werkt. En wat jouw rol daarin is. We bespreken in ieder geval het volgende: 

  • Rol van de recruiter
  • Uitleg over het systeem ‘Easycruit’
  • Uitleg over de stappen uit ons werving- en selectieproces
  • Uitleg over de wervingsbonus
  • Uitleg over de inkoop- en aanbestedingsregels. En de afspraken over externe inhuur van personeel
  • Uitleg over Payroll constructies. En de ketenregeling. 

In Youforce regel je alle HR-zaken voor jezelf én voor jouw team. Zoals een contract verlengen of het salaris veranderen. De HR-medewerker legt je uit wat je allemaal in Youforce kan (en moet) doen. Je krijgt de volgende onderdelen uitgelegd: 

  • Medewerkersrol en de professionalrol
  • Doorvoeren van personele mutaties
  • Digitaal ondertekenen van arbeidsovereenkomsten
  • Medewerkerskaart
  • Verlofoverzicht

Loopbaancoach

Onze loopbaancoach neemt je graag mee door ons online leerplatform: de Hardenberg Academie. Dit is dé plek waar medewerkers met hun ontwikkeling aan de slag gaan. Het aanbod is enorm. 
E-learnings, trainingen, workshops... er is voor ieder wat wils! We plannen een afspraak voor je in met onze loopbaancoach. Daarin krijg je uitleg over: 

  • Het trainingsaanbod in de Hardenberg Academie
  • De ‘Regeling studiefaciliteiten’
  • Het opleidingsbudget voor jouw team
  • Hoe je maatwerkafspraken vastlegt via de Hardenberg Academie
  • Hoe onze ‘Medewerkerscyclus’ werkt, en wat is jouw rol daarin is
  • De rol van de loopbaancoach
  • De Talenten Motivatie Analyse (TMA)

Arbeidsjurist

We hopen natuurlijk dat het in je team niet voorkomt. Maar soms krijg je te maken met medewerkers die niet functioneren zoals je van ze mag verwachten. Of ontstaan er conflictsituatie in het team. Onze arbeidsjurist legt je uit hoe je het beste met deze situaties om kan gaan. En wat het belang is van goede dossieropbouw. Ook krijg je uitleg over de Regeling Vervroegd Uittreden (RVU), een vaststellingsovereenkomst (VSO) en de (on)mogelijkheden voor prepensioen.

Beleidsadviseur HR

In onze gemeente werken we volgens onze ontwikkelagenda. Hierin staan onze ambities voor de komende jaren beschreven. En er zijn een aantal organisatie brede projecten. Waar jij als leidinggevende een (voorbeeld)rol in hebt. Jullie bespreken in ieder geval het volgende: 

  • Strategische Personeelsplanning (SPP). De jaarlijkse ‘scan’ en hoe je dit terug vindt in Youforce
  • Ons functiewaarderingssysteem HR21. Hoe werkt het en wat kun je ermee?
  • Projectmatig creëren (we melden je ook aan voor deze leergang)
  • Actuele projecten uit de ontwikkelagenda projecten die binnenkort gaan starten 

De rol van jouw leidinggevende

Naast leidinggevende ben je natuurlijk ook een medewerker in onze organisatie. Vanuit die rol mag jij ook rekenen op een leidinggevende die jou coacht, inspireert en waar je mee kunt sparren. Hij of zij heeft een belangrijke rol tijdens jouw inwerkperiode. 

Jouw leidinggevende: 

  • Maakt afspraken met je over je 1e werkdag (tijd, ontvangst, rondleiding etc.)
  • Informeert het team en de organisatie over jouw komst
  • Overlegt met jou hoe jouw inwerkperiode eruitziet
  • Zorgt dat je de juiste documenten over de afdeling en het team voor je klaarliggen 

Informatie zoeken en nalezen

Er komt veel op je af als je met een nieuwe baan begint. En zeker als leidinggevende krijg je veel informatie. In het begin is het fijn als je weet waar je informatie kan vinden. En hoe je zelf een aantal dingen kan regelen. Hieronder leggen we je uit op welke plekken dit kan. 

Heb of krijg je een vraag over arbeidsvoorwaarden in de gemeente? Grote kans dat je het antwoord in het programma RAP kunt vinden! Hier vind je onze cao in begrijpelijke taal. Ook ons personeelshandboek en regelingen staan in RAP. Hoe kom je bij RAP? Toets ‘RAP’ in bij de zoekbalk linksonder in je scherm (naast het Windows logo). 

In het programma Hi! kun je verschillende zaken zelf regelen. Je kunt bijvoorbeeld rechten voor applicaties aanvragen, vergaderruimtes reserveren en storingen melden. Ook kun je via Hi! nieuwe medewerkers aanmelden en vertrekkende medewerkers ‘uitdienst’ melden. Neem binnenkort eens de tijd om in het systeem te duiken om te zien wat er allemaal mogelijk is! Je vindt het programma Hi! via je bureaublad. 

Op Intranet lees je alle nieuwsberichten. Ook vind je daar bijvoorbeeld de openstaande vacatures. Via de ‘Wie is wie’-pagina kun je collega's en contactgegevens opzoeken. In je eerste periode krijg je veel uitleg en informatie. We kunnen ons voorstellen dat het fijn is om sommige dingen later nog eens te lezen. Daarom hebben we een aparte pagina gemaakt, waar je alle handleidingen, regelingen en protocollen vindt.